Cod Ymarfer ar Ganiatáu i'r Cyhoedd Weld Gwybodaeth

1.1 Pwrpas

Mae'r Cod Ymarfer hwn yn nodi:

• yr egwyddorion sy'n llywio'n hagwedd at fod yn agored;
• yr egwyddorion y byddwn yn eu dilyn wrth gyhoeddi gwybodaeth neu wrth drefnu bod gwybodaeth ar gael os gofynnir amdani; ac
• dan ba amgylchiadau y gallwn beidio â chyhoeddi gwybodaeth.
• Mae hefyd yn dweud wrthych lle i holi am gyngor ynghylch gwneud cais am wybodaeth ac yn ategu:
• ein hymrwymiad i fod yn agored ynghylch yr hyn a wnawn.

1.2 Cwmpas

Mae'r Cod Ymarfer hwn yn nodi'r egwyddorion a ddilynwn er mwyn bodloni ein hymrwymiadau a'n rhwymedigaethau o dan:

• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000,
• Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y Deyrnas Unedig (GDPR y DU),
• Deddf Diogelu Data 2018; a'r
• canllawiau a gyhoeddir gan, er enghraifft, y Comisiynydd Gwybodaeth.

Nid yw Senedd Cymru ("y Senedd") yn cael ei chwmpasu gan Reoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004. Fodd bynnag, os gwneir cais am y fath wybodaeth drwy'r cynghorwr mynediad at wybodaeth, mae'n bosibl y byddwn ystyried datgelu'r wybodaeth.

Nid yw'r Cod hwn yn creu hawliau i weld dogfennau. Fodd bynnag, pan ddarperir dogfennau, cânt eu darparu yn eich dewis iaith os ydynt ar gael yn y Gymraeg a'r Saesneg. Os mai dim ond mewn un iaith y maent ar gael, cânt eu darparu yn yr iaith honno os na cheir llai na chant o eiriau yn y ddogfen.

1.3 Egwyddorion ein hagwedd at fod yn agored

Rydym wedi ymrwymo i'r egwyddorion a ganlyn. Ceir esboniad manwl arnynt yn Rhan 3:

• Egwyddor 1 - Bod mor agored ag y bo modd
• Egwyddor 2 - Defnyddio iaith glir
• Egwyddor 3 - Cynnal cynllun cyhoeddi
• Egwyddor 4 - Cyhoeddi ar y rhyngrwyd
• Egwyddor 5 - Parchu preifatrwydd, cyfrinachedd a'r gyfraith
• Egwyddor 6 - Ymatebion prydlon a chynhwysfawr
• Egwyddor 7 - Yr hawl i gwyno
• Egwyddor 8 - Rhoi gwybodaeth yn ddi-dâl

1.4 Statws

Nid yw'r Cod hwn yn cael blaenoriaeth dros unrhyw ddarpariaethau cyfreithiol sy'n ei gwneud yn ofynnol datgelu gwybodaeth neu'n atal datgelu gwybodaeth.

Mae Deddf Llywodraeth Cymru 2006 wedi gwahanu Senedd Cymru yn ffurfiol oddi wrth Lywodraeth Cymru ac mae'n diffinio swyddogaethau'r ddau gorff. Yn ogystal, mae'r Ddeddf yn sefydlu corff o'r enw Comisiwn y Senedd (y Comisiwn).

Senedd Cymru

Mae'r Senedd yn cynnwys y 60 Aelod o'r Senedd a etholwyd gan bobl Cymru. Y Senedd sy'n gyfrifol am gymeradwyo'r rhan fwyaf o wariant cyhoeddus yng Nghymru, am graffu ar waith Llywodraeth Cymru ac am ei dwyn i gyfrif. Y Senedd hefyd sy'n gwneud cyfreithiau a elwir yn Ddeddfau gan y Senedd yn y meysydd datganoledig, megis ym meysydd tai, trafnidiaeth, iechyd ac addysg (ond nid yn gyfyngedig i'r rhain).

Comisiwn y Senedd

Elodau Comisiwn y Senedd yw Llywydd y Senedd a phedwar Aelod arall. Mae'n rhaid i'r Comisiwn ddarparu i'r Senedd yr eiddo, y staff a'r gwasanaethau sy'n angenrheidiol at ddibenion y Senedd, neu sicrhau eu bod yn cael eu darparu. Ceir gwybodaeth am ystâd, staff a gwasanaethau'r Comisiwn ar dudalennau Comisiwn y Senedd.

Er bod y Cod hwn yn berthnasol i'r Senedd, y Comisiwn sy'n bennaf gyfrifol am ei weithredu. Er mwyn osgoi dryswch yng ngweddill y ddogfen hon, byddwn yn cyfeirio at y Senedd yn unig, ac eithrio lle mae angen gwahaniaethu rhwng y cyfrifoldebau. Pan fyddwn yn cyfeirio at y Senedd, ni fyddwn yn cynnwys gwybodaeth sydd gan yr Aelodau yn eu bywyd personol neu yn rhinwedd eu swydd fel Aelodau Etholaethol neu Ranbarthol.

Rhestrir y Senedd fel awdurdod cyhoeddus yn Neddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Mae'r Cod hwn yn berthnasol i'r wybodaeth gofnodedig sydd gennym ni neu a gedwir gan rywun arall drosom ni. Nid ydym yn cadw gwybodaeth os ydym yn ei chadw ar ran rhywun arall. Mae'r Cod yn berthnasol hefyd i ddogfennau sy'n ymwneud â thrafodion y Senedd, ei bwyllgorau a'i is-bwyllgorau ac eithrio'r rhai y gwaherddir y cyhoedd rhag mynd iddynt gan Reolau Sefydlog y Senedd.
Mae contractau gyda thrydydd partïon y mae'r Senedd yn ymrwymo iddynt yn cynnwys telerau sy'n ymwneud â datgelu gwybodaeth. Ystyrir datgelu gwybodaeth a ddarperir gan drydydd parti os ceir cais.

1.5 Adolygu'r Cod hwn

Byddwn yn adolygu'r Cod hwn i sicrhau ein bod yn dal i fodloni'r gofynion cyfreithiol sy'n rheoli'r hawl i weld gwybodaeth.

2.1 Rhoi Cyngor a Chymorth

Byddwn, hyd y bo hynny'n rhesymol ac yn bosibl, yn cynnig cyngor a chymorth ar sut i wneud ceisiadau am wybodaeth. Rhoddir y manylion cysylltu yn Rhan 4.

2.2 Gwneud cais

Cewch wneud cais am wybodaeth:

• yn ysgrifenedig, yn cynnwys e-bost;
• os na allwch wneud cais ysgrifenedig oherwydd anabledd neu am ryw reswm arall, cewch wneud cais dros y ffôn neu trwy alw i mewn;
• cewch wneud cais am wybodaeth amgylcheddol dros y ffôn neu trwy alw i mewn hefyd.
• Cewch wneud cais ysgrifenedig yn y Gymraeg neu'r Saesneg. Os na fydd eich cais yn un ysgrifenedig, byddwn ni'n ysgrifennu atoch i nodi'r wybodaeth y gwnaethoch gais i'w gweld.
• Bydd y llythyr hwnnw yn iaith y sgwrs a gafwyd pan wnaethoch eich cais.
• Wrth wneud cais am wybodaeth, mae'n rhaid i chi:
• roi enw a chyfeiriad/cyfeiriad e-bost fel y gallwn anfon ateb atoch;
• rhoi digon o wybodaeth fel ybyddwn ni'n gwybod pa wybodaeth yr ydych yn gofyn amdani;
• cyflwyno prawf o bwy ydych wrth wneud cais am eich data personol. Cewch ddweud wrthym sut yr hoffech dderbyn y wybodaeth. Er enghraifft:
• copi o'r wybodaeth;
• drwy archwilio'r wybodaeth; neu,
• grynhoad neu grynodeb o'r wybodaeth.

Os bydd hynny'n rhesymol, byddwn yn darparu'r wybodaeth yn y fformat o'ch dewis. Os na allwn wneud hyn, byddwn yn esbonio pam.

2.3 Pa Gyfraith sy'n Gymwys?

Nid oes raid i chi ddweud pa gyfraith sydd, yn eich barn chi, yn berthnasol i'ch cais am wybodaeth. Byddwn ni'n casglu'r wybodaeth yr ydych chi'n chwilio amdani ac yn ei harchwilio er mwyn gweld pa gyfreithiau sy'n berthnasol ac yna byddwn yn eu gweithredu. Gall hyn olygu y byddwn yn gweithredu mwy nag un gyfraith wrth ddelio â'ch cais. Gofynnir i chi fod mor fanwl â phosibl wrth wneud eich cais; os nad ydych yn siŵr beth i'w ddweud yn eich cais, gallwch ofyn i ni eich helpu. Gallwch gyfyngu ar y wybodaeth yr ydych yn chwilio amdani os dymunwch. Os gwnewch hynny, efallai y gallwn ddod o hyd i'r wybodaeth yn gynt gan y bydd llai o waith chwilio. Er enghraifft, gallech ofyn i ni anfon dim ond y data personol y mae gennych hawl i'w weld o dan Ddeddf Diogelu Data 1998 atoch ac ni fyddem yn anfon atoch unrhyw wybodaeth bersonol trydydd parti, nac unrhyw wybodaeth sy'n dod o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Egwyddor 1: Bod Mor Agored ag y Bo Modd

Byddwn mor agored ag y bo modd a dim ond yn dal gwybodaeth yn ôl yw os bydd yn dod o dan un o'r dosbarthiadau sydd wedi'u heithrio neu pe byddai datgelu'r wybodaeth yn torri unrhyw un o ofynion eraill y gyfraith.

Lle mae gwaharddiad ar waith fe allwn gynnal prawf lles y cyhoedd a phrawf niwed sylweddol. Gweler mwy o fanylion am hyn yn atodiad A.

• Byddwn yn chwilio'n barhaus am gyfleoedd i gyhoeddi gwybodaeth os nad yw wedi'i heithrio o dan y Cod hwn.
• Cynhelir cyfarfodydd llawn y Senedd yn gyhoeddus. Mae cyfarfodydd pwyllgor yn gyhoeddus hefyd ac eithrio o dan amgylchiadau neilltuol a nodir yn Rheolau Sefydlog y Senedd. Ceir gwybodaeth am y cyfarfodydd hyn ar ein gwefan.

Egwyddor 2: Defnyddio Iaith Glir

Byddwn yn cyflwyno ein busnes mewn iaith glir, yn unol â'n polisïau dwyieithrwydd a chan dalu sylw i wahanol anghenion

• Byddwn yn defnyddio iaith blaen, niwtral o ran y rhywiau, wrth ddelio â'r cyhoedd.
• Byddwn yn ceisio paratoi dogfennau byr, hawdd eu darllen a byddwn yn osgoi defnyddio print mân.
• Byddwn yn paratoi dogfennau Cymraeg a Saesneg yn unol â'n Cynllun Ieithoedd Swyddogol.
• Byddwn yn parchu'r anghenion amrywiol sydd gan wahanol sectorau'r gymuned.

Egwyddor 3: Cynnal Cynllun Cyhoeddi

Byddwn yn cynnal Cynllun Cyhoeddi

Mae'r Cynllun yn nodi ein hymrwymiad i sicrhau bod gwybodaeth ar gael i'r cyhoedd ac mae'n nodi:

• yr wybodaeth y byddwn yn ei chyhoeddi fel mater o drefn;
• sut y bydd yr wybodaeth hon yn cael ei chyhoeddi;
• a yw'r wybodaeth ar gael yn ddi-dâl ai peidio.
• Caiff y Cynllun ei gyhoeddi ar ein gwefan.
• Darperir copïau papur o'r Cynllun yn ôl y gofyn.

Egwyddor 4: Cyhoeddi ar y Rhyngrwyd

Byddwn yn cyhoeddi gwybodaeth ar y Rhyngrwyd

• Mae ein gwefan yn cynnwys gwybodaeth sy'n perthyn i'r dosbarthiadau a restrir yn ein Cynllun Cyhoeddi.
• Byddwn yn darparu gwefannau dwyieithog yn unol â'n Cynllun Ieithoedd Swyddogol ac ein hymrwymiadau statudol.
• Byddwn yn cyhoeddi cofnodion o drafodion y Senedd ar ein gwefan yn unol â Rheolau Sefydlog y Senedd. Mae hyn yn cynnwys y sesiynau llawn a'r rhan fwyaf o bwyllgorau (ac eithrio'r rhai y mae Rheolau Sefydlog y Senedd yn caniatáu iddynt gyfarfod yn breifat pan gaiff y pŵer hwnnw ei ymarfer).
• Rydym wedi ymrwymo i wneud ein gwefan yn hygyrch i bob defnyddiwr, ni waeth beth yw gallu'r unigolyn na'r dechnoleg a ddefnyddir. Mae gwybodaeth ar hygyrchedd ar gael ar ein gwefan.
• Bydd ein gwefan yn darparu cyfleusterau chwilio, a ffurflenni adborth a chysylltu fel y gellir holi a yw gwybodaeth ar gael.
• Bydd ein gwefan yn rhestru enghreifftiau arwyddocaol o wybodaeth a ddatgelwyd mewn ymateb i geisiadau am wybodaeth o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004. Ni fydd hyn yn cynnwys data personol a ddatgelwyd mewn ymateb i geisiadau gwrthrych am wybodaeth o dan GDPR y DU.

Egwyddor 5: Parchu Preifatrwydd, Cyfrinachedd a'r Gyfraith

Byddwn yn parchu preifatrwydd personol, dyletswydd cyfrinachedd a phob cyfraith sy'n ymwneud â rhyddhau gwybodaeth

• Cyn i ni ymateb i gais a fydd yn golygu datgelu gwybodaeth am rywun y mae'n debygol y bydd y datgeliad yn effeithio ar ei fuddiannau/ buddiannau, byddwn yn ymgynghori â nhw fel rheol er mwyn sicrhau bod unrhyw ddatgeliad yn cydymffurfio â'r gyfraith.
• Mae'r ddeddfwriaeth y mae'r egwyddor hon yn berthnasol iddi yn cynnwys GDPR y DU, Deddf Cyfrinachau Swyddogol 1989, Deddf Diogelu Data 1998, Deddf Hawliau Dynol 1998, a Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

Egwyddor 6: Ymatebion Prydlon a Chynhwysfawr

Byddwn yn ymateb yn brydlon ac yn gynhwysfawr i geisiadau am wybodaeth

• Byddwn yn anfon gwybodaeth yr ydych yn gwneud cais amdani ac nad yw wedi'i heithrio, yn brydlon a, beth bynnag, o fewn y terfynau amser cyfreithiol.
• Efallai yr anfonwn y wybodaeth fesul tipyn er mwyn sicrhau eich bod yn cael cymaint ag sy'n bosibl mor fuan ag y bo modd.
• Mae'r gyfraith yn pennu terfynau amser sylfaenol ac yn nodi y gallai gymryd mwy o amser i ymateb o dan rai amgylchiadau. Os bydd angen mwy o amser arnom, ysgrifennwn atoch i esbonio pam a rhoi dyddiad newydd i chi.
• Os byddwch yn dymuno i ni eich helpu i wneud cais, byddwn yn ysgrifennu atoch i gadarnhau ein bod wedi deall eich cais yn iawn ac fel bod gennych gofnod o'ch cais.
• Byddwn yn datgelu unrhyw wybodaeth yn iaith y wybodaeth sydd gennym.
• Os cawn gais yn y Gymraeg neu yn Saesneg, bydd llythyr eglurhaol ein hymateb yn iaith y cais.
• Os cawn gais am wybodaeth mewn iaith ac eithrio Saesneg neu Gymraeg, bydd llythyr eglurhaol ein hymateb yn yr iaith honno os yw'n ymarferol.
• Nid oes raid i ni gael gafael ar wybodaeth nad ydym yn ei chadw. Os credwn fod y wybodaeth i gyd neu ran ohoni gan awdurdod cyhoeddus arall, byddwn yn ymgynghori â nhw ac â chi ynghylch trosglwyddo'ch cais. Byddwn yn trosglwyddo'ch cais os ydych chi'n cytuno neu, os nad ydych chi'n cytuno, byddwn yn rhoi manylion cysylltu'r awdurdod cyhoeddus arall i chi.
• Byddwn bob amser mor barod i helpu ac mor agored â phosibl ond, lle bo hynny'n briodol, byddwn yn delio â cheisiadau blinderus ac ailadroddus yn unol â'n hymrwymiadau cyfreithiol.
• Os byddwn yn gwrthod anfon gwybodaeth atoch, byddwn yn anfon gwrthodiad atoch o fewn y terfynau amser cyfreithiol, ac yn rhoi gwybod ichi am ein gweithdrefn gwyno.

Egwyddor 7: Hawl i gwyno

Os nad yw aelod o'r cyhoedd yn fodlon â'r ymateb a gafodd, byddwn yn rhoi'r hawl i wneud cwyn

• Byddwn yn ceisio rhoi'r wybodaeth y gofynnwch amdani gan beidio â rhoi gormod neu ddim digon. Os nad yw hyn yn bodloni'ch gofynion, cewch eich annog i gysylltu â'r sawl a ymatebodd i'ch cais er mwyn trafod ffyrdd o ddarparu'r wybodaeth y mae arnoch ei hangen. Yn aml, efallai y bydd modd ateb eich gofynion heb ddefnyddio'r weithdrefn gwyno.
• Mae ein Cod Ymarfer ar Gwynion i'w weld ar ein gwefan. Mae copïau papur a chyngor ar gael gan y Senedd.
• Yn unol â'n Cod Ymarfer ar Gwynion, os cawn gŵyn yn dweud nad ydym wedi darparu'r wybodaeth y gofynnwyd amdani, byddwn yn ymchwilio i'r mater. Mae'r Cod Ymarfer ar Gwynion yn esbonio y dylech, fel rheol, gwyno i ddechrau wrth y sawl a ymatebodd i'ch cais. Mae hefyd yn nodi egwyddorion y Cod, ac mae cwrteisi yn un ohonynt. Mae'r egwyddor hon yn nodi ei bod yn rhaid seilio unrhyw gyfathrebu ar degwch, ymddiriedaeth a pharch at y naill a'r llall.
• Os ydych yn anfodlon â'r modd y mae'r Senedd wedi ymdrin â'ch cais, gallwch ofyn am adolygiad mewnol o fewn 40 diwrnod gwaith ar ôl dyddiad atebwyd y cais. Os na fyddwch yn fodlon ar y canlyniad, mae gennych hawl i gwyno i'r Comisiynydd Gwybodaeth hefyd. Serch hynny, dylech fynd i'r afael â'r mater drwy ein gweithdrefn fewnol yn gyntaf cyn cwyno i'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Egwyddor 8: Rhoi Gwybodaeth yn Ddi-dâl

Byddwn yn rhoi gwybodaeth yn ddi-dâl os oes modd

• Rydym yn ceisio peidio â chodi tâl os oes modd ac, os bydd raid codi tâl, ceisiwn ei gadw mor isel ag y bo modd. Byddwn yn defnyddio ein disgresiwn wrth benderfynu a ydym am godi tâl ai peidio, hyd yn oed os oes gennym hawl cyfreithiol i godi tâl.
• Mae gennym hawl i godi tâl am wybodaeth. Rydym yn codi tâl am rai cyhoeddiadau (mae ein Canllaw Gwybodaeth yn dangos pa rai ydynt)
• Dim ond o dan amgylchiadau eithriadol y byddwn yn codi tâl am bethau ac eithrio cyhoeddiadau.
• Efallai y byddwn yn adolygu'r egwyddor hon yng ngoleuni ein profiad.
• Byddwn hefyd yn adolygu'r egwyddor hon yng ngoleuni unrhyw Reoliadau Ffioedd a wneir o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

4.1 Gwneud ceisiadau

Dylid gwneud ceisiadau i gael gweld gwybodaeth:

Senedd Cymru
Llywodraethu a Sicrwydd
Bae Caerdydd
Caerdydd
CF99 1SN

Ffôn: 0300 200 6565
E-bost: Ceisiadau-gwybodaeth@senedd.cymru

4.2 Chwilio am Gyhoeddiadau

Gall ein Llinell Gwybodaeth i'r Cyhoedd eich helpu i ddod o hyd i ddogfennau a gyhoeddir gan y Senedd. Gallwch ffonio'r Llinell Gwybodaeth i'r Cyhoedd ar 0300 200 6565 neu drwy ddefnyddio'r ffurflen gyswllt.

4.3 Trefnu i fynd i sesiwn lawn

Gallwch drefnu i fynd i gyfarfodydd sy'n gyhoeddus trwy ffonio'r Llinell Gwybodaeth i'r Cyhoedd a nodir uchod trwy e-bostio: cysylltu@senedd.cymru neu ffurflen gyswllt.

4.4 Cwynion

Gallwch gael cyngor am y gweithdrefnau cwyno oddi wrth:

Senedd Cymru
Bae Caerdydd
Caerdydd
CF99 1SN

Ffôn: 0300 200 6565
E-bost: cysylltu@senedd.cymru

4.5 Ein Gwefan

Cyfeiriad ein gwefan yw www.senedd.cymru / www.senedd.wales

Rydym yn cyhoeddi agendâu, papurau a thrawsgrifiadau sesiynau llawn a chyfarfodydd pwyllgor ac fe wnawn ni roi gwybodaeth am ddatgeliadau arwyddocaol a wnaed o ganlyniad i geisiadau am weld gwybodaeth hefyd.

Atodiad A

Prawf Lles y Cyhoedd a Phrawf Niwed Sylweddol

Dengys y tabl yr eithriadau gyda golwg ar, a fyddai profion lles y cyhoedd a phrofion niwed sylweddol yn gymwys ar gyfer gwybodaeth sy'n dod o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.

• Os yw Atodiad A yn dangos bod eithriad yn gymwys, ac y byddwn yn cynnal y prawf lles y cyhoedd a'r prawf niwed sylweddol, byddwn ond yn dibynnu ar yr eithriad pe bai datgelu'r wybodaeth yn achosi, neu fod yn debygol o achosi niwed sylweddol i'r pwrpas y mae'r eithrio'n ceisio ei warchod. Hyd yn oed pe bai datgelu yn achosi neu fod yn debygol o achosi'r fath niwed sylweddol, ni fyddwn yn dibynnu ar yr eithriad oni bai bod y niwed hwnnw'n fwy na'r lles i'r cyhoedd wrth ddatgelu'r wybodaeth.
• Os yw Atodiad A yn dangos bod eithriad yn gymwys, ac y byddwn ond yn cynnal y prawf lles y cyhoedd, mae'n golygu y byddwn ond yn dibynnu ar yr eithriad os yw'r lles y cyhoedd o ddal y wybodaeth yn ôl dros y pwrpas y ceisia'r eithriad hwnnw ei warchod, yn fwy na'r lles i'r cyhoedd o ddatgelu'r wybodaeth;
• Os yw Atodiad A yn dangos bod eithriad yn absoliwt, ac y byddwn yn cynnal y prawf niwed sylweddol, mae'n golygu y byddwn ond yn dibynnu ar yr eithriad pe bai datgelu'r wybodaeth yn achosi neu fod yn debygol o achosi niwed sylweddol i'r pwrpas y mae'r eithriad yn ceisio ei warchod;
• Os yw Atodiad A yn dangos bod eithriad yn absoliwt, ac na fyddwn yn cynnal y prawf lles y cyhoedd na'r prawf niwed sylweddol, mae'n golygu y byddwn yn dibynnu ar yr eithriad hwnnw ac yn peidio datgelu'r wybodaeth.

Yn deillio o'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000